Réussir l’animation de sa visioconférence

En temps de contraintes sanitaire, ou tout simplement pour permettre au plus grand nombre de participer à une formation ou à une réunion, le recours à la visioconférence s'impose. Mais l'animation n'est pas la même que pour une réunion "physique". Conseils utiles.

1.Bien préparer la réunion.

Plus encore que pour une réunion classique, il faut :

-         définir précisément les objectifs de la réunion ;

-         en déterminer les participants (qui doit impérativement être présent, qui pourrait être utile, qui peut vous assister dans l’animation) ;

-         élaborer un ordre du jour qui puisse être traité en 1 h 30 maximum (au-delà, plus personne ne suit, la perte d’attention est trop grande) ;

-         planifier la réunion et lancer les invitations suffisamment à l’avance ;

-         préparer son intervention (déroulé précis, supports, test de l’outil utilisé).

Le plus : penser à joindre des tutoriels pour faciliter la connexion des participants.

2.Prévoir un échauffement.

Il faut se préparer soi-même sur le plan technique, en ouvrant à l’avance tous les documents et supports utiles sur votre ordinateur, et en accueillant les participants dans le module de conversation. Saluez oralement chacun pour conserver la dimension humaine et amicale, et soyez en mesure d’apporter une aide technique aux participants les moins à l’aise avec le numérique.

Le plus : commencer avec une petite animation, le temps que les retardataires se connectent ou règlent leurs soucis techniques. 

3.Être clair et réactif.

Dès le début de la réunion, n’oubliez pas de :

-         commencer par vous présenter vous-même et présenter les participants si tous ne se connaissent pas ;

-         préciser les modalités de fonctionnement et de prise de parole ;

-         veiller en tant qu’animateur à ce que les échanges ne digressent pas et soient constructifs, afin d’atteindre les objectifs fixés à la réunion.

-         poser des questions précises et oublier les appels « à la cantonade » trop larges ou non ciblés

-         faire des points d’avancées avec les apprenants pour valider la compréhension commune, et ne pas hésiter à proposer des pauses régulières (5 minutes par heure de réunion écoulée)

Le plus : varier autant que possible les modalités pédagogiques et les participants actifs les participants. Cela en les invitant à prendre la parole ou à s’exprimer à travers des activités dites brise-glace, invitant à la collaboration via des applications ou un téléphone portable, ou même à se bouger.

4.Rester disponible

Après la réunion, faites comme si vous étiez encore dans la même pièce : restez à disposition des participants, échangez de manière informelle avec eux, remerciez-les pour leur participation, et soyez à l’écoute d’éventuelles interpellations individuelles, comme vous l’auriez fait en présentiel. N’oubliez pas de diffuser ensuite un compte-rendu ou relevé de décisions écrit.

Le plus : penser à la conclusion et au recueil du ressenti des participants. Utilisez par exemple un photolangage en invitant les participants à s’exprimer à travers une image, selon le principe de métaphore : « Quelle image parmi celles proposées représente le mieux… votre état d’esprit à la fin de cette réunion ? / votre place dans le projet / l’équipe ? ». À tour de rôle, chacun explique alors son choix. M.M.

En Jeu Ufolep 45, mars 2021